Politique de confidentialité

Contexte juridique canadien en matière de protection de la vie privée :

Au Canada, la protection de la vie privée dans le secteur privé est principalement régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au niveau fédéral. Certaines provinces (comme le Québec, l’Alberta et la Colombie-Britannique) ont leurs propres lois sur la protection de la vie privée, considérées comme « essentiellement similaires » à la LPRPDE et s’y appliquant. Les entreprises exerçant leurs activités au-delà des frontières provinciales ou à l’étranger doivent généralement se conformer à la LPRPDE.

Les principes clés de la LPRPDE qui seraient reflétés dans une politique de confidentialité comprennent :

Responsabilité : Les organisations sont responsables des renseignements personnels qu’elles détiennent.
Détermination des fins : Les fins de la collecte de renseignements personnels doivent être déterminées avant ou au moment de la collecte.
Consentement : La personne doit être informée et consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels. Le consentement doit être « significatif » (clair, éclairé et facilement révocable).
Limitation de la collecte : La collecte de renseignements personnels doit se limiter à ce qui est nécessaire aux fins déterminées.
Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation : Les renseignements personnels ne doivent être utilisés ou divulgués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et ne doivent être conservés qu’aussi longtemps que nécessaire.
Exactitude : Les renseignements personnels doivent être exacts, complets et à jour.
Mesures de sécurité : Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité.
Transparence : Les organisations doivent rendre facilement accessibles les renseignements sur leurs politiques et pratiques de confidentialité.
Accès individuel : Les personnes ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et d’en contester l’exactitude.
Contestation de conformité : Les gens peuvent déposer une plainte en cas de non-conformité auprès de l’organisation.
Sections types d’une politique de confidentialité pour une grande entreprise canadienne :

Aperçu/Engagement en matière de confidentialité :

Déclare l’engagement de l’entreprise à protéger la vie privée des utilisateurs.
Fait référence à la conformité aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée (p. ex., LPRPDE, lois provinciales sur la protection de la vie privée).
Quels renseignements personnels sont recueillis :

Coordonnées : Nom, adresse, courriel, numéro de téléphone.
Renseignements sur le compte : Nom d’utilisateur, mot de passe, nom de l’entreprise (pour le B2B).
Informations de paiement : Informations de carte de crédit (souvent traitées par des processeurs tiers conformes à la norme PCI, l’entreprise elle-même peut donc ne pas stocker l’intégralité des informations), adresse de facturation.
Informations transactionnelles : Historique des achats, détails des commandes, activité commerciale.
Informations techniques : adresse IP, type de navigateur, renseignements sur l’appareil, système d’exploitation, témoins, données d’utilisation (pages consultées, temps passé sur le site).
Données de communication : Enregistrement des communications (courriels, clavardage, appels téléphoniques, s’ils sont enregistrés, avec consentement).
Informations spécifiques à l’entreprise : Selon le secteur d’activité (par exemple, pour l’import/export : renseignements sur le courtage en douane, classifications des produits ; pour la vente en gros : besoins en stocks, listes de clients).
Mode de collecte des renseignements personnels :

Directement auprès des utilisateurs (par exemple, création de compte, bons de commande, demandes de renseignements).
Automatiquement via l’utilisation du site Web/de l’application (par exemple, témoins, outils d’analyse).
Auprès de tiers (p. ex., agences d’évaluation du crédit, partenaires commerciaux, sources publiques, généralement avec le consentement de l’utilisateur ou dans les limites permises par la loi).
Finalités de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels :

Fourniture de services : Gestion des commandes, gestion des comptes, livraison de produits/services.
Communication : Envoi de confirmations de commande, de mises à jour d’expédition, réponse aux demandes de renseignements.
Amélioration des services : analyse de l’utilisation du site Web, personnalisation de l’expérience utilisateur, développement de nouvelles fonctionnalités.
Marketing et promotions : Envoi d’offres pertinentes, bulletins d’information (avec consentement explicite).
Sécurité et prévention de la fraude : Protection contre les accès non autorisés, vérification de l’identité.
Respect des obligations légales : Respect des exigences réglementaires, réponse aux demandes légales.
Opérations internes : Comptabilité, audit, reporting.
Divulgation des renseignements personnels :

Fournisseurs de services tiers : Facilitation des opérations (p. ex., processeurs de paiement, transporteurs, fournisseurs de services informatiques, fournisseurs d’analyses, plateformes de soutien à la clientèle). Ces fournisseurs sont généralement liés par des ententes de confidentialité. Partenaires d’affaires : Pour les coentreprises ou les efforts de co-marketing (avec consentement).
Autorités légales/réglementaires : Lorsque la loi, une assignation à comparaître, une ordonnance d’un tribunal ou pour protéger les droits ou la sécurité l’exigent.
Transferts d’entreprises : En cas de fusion, d’acquisition ou de vente d’actifs.
Filiales : Au sein du groupe.
Consentement :

Explique comment le consentement est obtenu (par exemple, consentement exprès par case à cocher, consentement implicite fondé sur des actions).
Indique que les gens peuvent retirer leur consentement en tout temps, avec des instructions sur la marche à suivre.
Témoins et technologies de suivi :

Explique l’utilisation des témoins, des balises Web et des technologies similaires.
Décrit les types de témoins utilisés (par exemple, de session, persistants, strictement nécessaires, analytiques, marketing).
Fournit des informations sur la façon dont les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences en matière de témoins (par exemple, via les paramètres du navigateur).